Meine Ideen und Anregungen:
Verwende für den neuen Startpost nur zwei Farben: Schwarz und in einem, maximal zwei Fällen Rot.
Überschriften einfach fett machen reicht; Stichpunkte oder aufgezählte Regeln darunter in einer Liste.
Beispielsüberschrift
Allgemeiner Satz (hier sind die Regeln für die Autoren, z.B.)
- Regel 1
- Regel 2
- Regel 3
Farben
Färbe in Rot (oder sonst einer Signalfarbe) die Deadlines ein. Diese dürfen auch ausnahmsweise etwas größer sein.
Beispiel:
Abgabedatum ist der X.Y.CCCC
Sonst bitte nichts in anderen Farben gestalten; zu viele Farben stören nur.
Es sollte nur das eingefärbt werden, was am aller-allerwichtigsten ist. Und das sind in der Regel die Daten.
Alles andere, wie die Regeln, sind natürlich auch wichtig - aber die können jederzeit nochmals nachgelesen werden, während eine verpasste Deadline schon sehr schwerwiegend ist.
Interpunktion
Bitte keine mehrfache Ausrufezeichen oder Ähnliches (!!!, ??). Das nimmt dem Post die Seriösität.
Rechtschreibung
Auch wenn du eine Rechtschreibschwäche hast/hättest: In einem offiziellen Aushang machen sich Rechtschreibfehler gar nicht gut.
Schick deinen Post als PM an einen (guten) Korrekturleser, damit er fehlerfrei ist.
Wenn deine Leser nämlich auch noch feststellen, dass viele der Fehler einfach nur ein Copy&Paste vom letzten Thread sind, wird es erst richtig schlimm: Letztes mal schon "geschlampt" und sich für dieses Mal nicht einmal die Mühe gemacht, nochmals drüber zu lesen.
Wirklich große Bitte: Lass jemanden drüber lesen (der die Fehler auch finden kann).
Umgang mit Teilnehmern
Keine Drohungen.
Keine Umgangs- oder Vulgärsprache und keine Sätze wie "du solltest schon aktiv sein, sonst nutzt es dir eh nix, HÄ"
Wenn du den Wettbewerb in verschiedene Threads aufteilen möchtest, sprich das vorher mit einem Mod/Admin ab und erstell diese Threads auch zeitgleich und verlinke sie untereinander.
Du bittest die Leser/Teilnehmer, dass sie Fragen und Diskussionen bitte in dem dafür vorgesehenen Thread stellen und führen; und gibst zusammen mit der Bitte auch den Link zu dem Diskussions-/Fragethread mit an.
Die Mods bittest du, den Hauptthread sofort zu schließen, damit auch erst gar keine Möglichkeit besteht, dort zu posten.
Oder du machst für jede Phase des Wettbewerbs einen neuen Thread auf und der Diskussionsthread (von dem aus alle anderen verlinkt werden) ist derjenige, der angepinnt wird.
Bewerbung
Damit das Projekt nicht "einfach so vom Himmel fällt" sollte es eine Vorankündigung geben.
Eine, zwei Wochen vorher so etwas schreiben wie "Liebe Autoren des Bronie.de-Fanfic-Bereichs, Ende September wird der jährliche Wettbewerb stattfinden. Am X.Y. wird der Thread zum Bewerben online gestellt, das Voting findet eine Woche später statt."
Dazu gehört auch, dass in dieser Vorankündigung Fragen gestellt werden dürfen und diese auch beantwortet werden.
Herkunft erläutern
Und wenn es nur zwei Sätze sind: Anstatt zu schreiben, dass die Hintergründe uninteressant sind, schreibe doch einfach diese zwei Sätze, wie es zu dem Wettbewerb kam.
Das kann man doch auch prima zum Bewerben nutzen, gerade wenn es was jährliches ist.
Soweit meine ersten Ideen für einen neuen Start.
Und obwohl ich eigentlich gar nicht der Typ für so etwas bin:
(\
(Jetzt fühle ich mich, als mutierte ich zu einem Glücksbärchie - dabei bin ich doch so ein kantiger Grantler!)