Cloni, das Problem ist allerdings folgendes:
Wir brauchen den Betrag nicht erst bis einen Tag vor der Con, sondern jetzt im Februar, da wir dann die Flüge unserer Ehrengäste fix buchen (und bezahlen) müssen, die Location zumindest anzahlen und dann vor der Con auch komplett bezahlen müssen (so einen Luxus, erst nach einer Veranstaltung zahlen zu dürfen, hat man bei einer erstmalig stattfindenden Veranstaltung nicht) und die ganze Deko und was sonst so alles an offenen Posten da ist (von Helfershirts bis hin zum Catering) muss auch vorab bestellt und bezahlt werden.
Keiner von uns hat über 8000€ zuhause rumliegen. Nicht mal wir alle als Team zusammen.
Außerdem wollen wir dieses Risiko finanziell auch nicht eingehen, da hängt zuviel hinten dran.
Wenn wir 80-90% schaffen, dann kämen wir langsam in einen Bereich, wo wir sagen könnten "ok, reicht zwar jetzt nicht für den Mindestdeckungsbetrag, aber manches muss erst Anfang März gekauft werden, da kommen sicher im Februar noch paar Tickets, das wär kalkulierbares Risiko". Aber wenn nicht mal die fixen Kosten gedeckt sind, die wir nach dem Stichtag so oder so haben werden, weil wir dann auch nicht mehr zurücktreten können von manchen Verträgen, dann ist das für uns als Veranstalter nicht durchführbar.
Denn wenn wir dann im März dastehen und feststellen "hmm, sind jetzt doch weniger Leute als erwartet, so kommen wir nicht mal auf plus-minus-null", dann haben wir euch auch die Eintrittskarten voll zurückzuerstatten, sitzen dann aber auf rund 15.000€ fixen Kosten, die so oder so dann bezahlt werden müssten. Aber wovon, wenn wir das Geld dann euch allen brav wieder zurücküberwiesen haben? Von den Euronen, die beim Crowdfunding abzgl. der Gebühren und Herstellungskosten der Pledges übrig bleiben? Das wäre dagegen ein Tropfen auf den heißen Stein.
Und unser Team ist nicht bereit, Haus und Hof zu verlieren und in die Privatinsolvenz zu gehen, indem wir voll haftbar sind, nur weil wir zu hoch gepokert haben, indem wir uns auf eine so unsichere Kalkulation einlassen.
Dafür haftet auch keine Versicherung der Welt, denn für mich als Finanzchef ist es klar absehbar, dass es mit solchen Zahlen nicht klappen KANN egal wie man es dreht und wendet, das würde uns als grob fahrlässig ausgelegt werden, was uns von der Versicherungshaftung ausschließt.
Sicher, ich hab gar keinen Zweifel daran, dass bis April locker noch einiges an Tickets dazu käme.
Die Erfahrung sagt mir, dass sowieso der Großteil der Tickets erst im März gekauft werden wird.
Aber das nützt uns nichts, da wir schon in einer Woche (!) entscheiden müssen, ob aufgrund der bis dahin eingegangenen Buchungen die Summe ausreicht, um das Risiko wagen zu können oder ob wir dann sagen müssen "okay, die Idee war ein Versuch wert, aber die Nachfrage ist so gering, da wird kein Schuh draus. Ziehen wir die Reißleine, bevor wir am Ende mit fünfstelligen Schulden dasitzen."
Weiß nicht, wie manche von euch sich das Organisieren einer Con vorstellen, allerdings kann man keine solche Großveranstaltung auf die Beine stellen, wenn man bis zum Tag vorher auf eingehende Überweisungen der Leute wartet. Deko gestalten benötigt mehrere Wochen, drucken lassen auch mindestens 2-4 Wochen. Location anmieten, die wollen auch mindestens zwei Monate im voraus einen unterschriebenen Vertrag haben und 2-8 Wochen vorher den kompletten Mietbetrag aufm Konto sehen. Flüge für Ehrengäste buchen sich auch nicht ohne Geld (und so ultralastminute, eine Woche vor der Veranstaltung, würden die ein mehrfaches dessen kosten, was sie jetzt kosten).
Auch Lebensmittel/Catering wollen in den Mengen vorbestellt und angeliefert werden, da geht man nicht mal eben am Tag vorher im Supermarkt um die Ecke einkaufen.
Selbst wenn wir nur für die Cocktails am Abend Strohhalme und Becher auf ebay kaufen, braucht das mindestens 1-2 Wochen Vorlaufzeit bei sofortiger Bezahlung.
Da können wir wirklich nicht bis eine Woche vor der Con warten, ob wir dann die Finanzen zusammenkriegen oder nicht. No chance.
edit - geninjat von JasterFox
Danke, sehr treffende Kurzzusammenfassung des Problems, genau das ist das Problem.